Phần mềm quản lý khách sạn là giải pháp công nghệ hữu hiệu trong việc vận hành và quản trị hoạt động của các khách sạn, resort nghỉ dưỡng. Nhưng cụ thể, các phần mềm này có thể hỗ trợ những gì cho công việc của người quản lý? Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về lợi ích của phần mềm quản lý khách sạn thông qua bài viết dưới đây.
1/ Phần mềm quản lý khách sạn
Không có một định nghĩa chung và thống nhất cho phần mềm quản lý khách sạn. Trên thị trường hiện nay, số lượng phần mềm quản lý rất lớn, chúng khác nhau cả về thiết kế giao diện và tính năng. Do đó, nói chung, việc phân loại các phần mềm quản lý sẽ dựa trên tính năng của các loại công cụ.
Phần mềm quản lý khách sạn là tên gọi đơn giản cho các phần mềm được thiết kế để ứng dụng trong việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của các khách sạn, các khu resort, homestay,… Những tính năng mà phần mềm này đem lại có thể giúp việc quản lý trở nên đơn giản, chính xác và hiệu quả hơn.
2/ Phân loại phần mềm quản lý khách sạn
Phân loại dựa trên yếu tố công nghệ
Phần mềm quản lý kiểu truyền thống:
Các phần mềm quản lý theo kiểu truyền thống sẽ thực hiện lưu trữ và xử lý dữ liệu tập trung tại một hệ thống máy chủ duy nhất đặt tại chính khách sạn. Nhân viên và quản lý khách sạn chỉ có thể truy cập vào những dữ liệu này khi sử dụng các máy tính được kết nối với hệ thống, hay nói cách khác họ chỉ có thể làm việc trực tiếp tại văn phòng của khách sạn. Trước đây, chỉ có những khách sạn lớn mới có thể sử dụng phần mềm này vì chi phí đầu tư cho máy chủ khá cao, bản thân khách sạn cũng cần thuê thêm một đội ngũ IT để phụ trách chuyên môn khi vận hành phần mềm này.
Phần mềm quản lý ứng dụng điện toán đám mây:
Không ít phần mềm hiện nay ứng dụng công nghệ điện toán đám mây vào việc lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trong nội bộ khách sạn. Với công nghệ này, dữ liệu được gửi và lưu tại máy chủ của nhà cung cấp. Do vậy, khách sạn không cần đầu tư quá nhiều cho các thiết bị máy móc và nhân sự IT. Đi kèm lợi ích này, các nhà quản lý của khách sạn hoàn toàn có thể sử dụng các loại thiết bị khác nhau để truy cập vào thông tin quản lý ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.
Cũng vì những ưu điểm nổi trội này, phần mềm ứng dụng điện toán đám mây đang ngày càng trở nên phổ biến, có khả năng ứng dụng phục vụ hoạt động của các khách sạn ở mọi quy mô từ nhỏ đến lớn.
Thiết kế sẵn và thiết kế theo yêu cầu
Phần mềm thiết kế sẵn:
Phần mềm quản lý được thiết kế sẵn là những phần mềm đã được lập trình hoàn thiện với các tính năng cơ bản và đã có mặt trên thị trường một thời gian. Nếu lựa chọn loại phần mềm này, bạn sẽ không phải chờ đợi lâu mà có thể ứng dụng vào việc quản lý hoạt động của khách sạn ngay lập tức, chi phí cũng thấp hơn so với việc thiết kế. Tuy nhiên những phần mềm này thường có tính năng hạn chế, không thể hỗ trợ tối đa cho người dùng, nhất là với những khách sạn áp dụng đang áp dụng một quy trình làm việc riêng biệt.
Phần mềm thiết kế theo yêu cầu:
Phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế theo yêu cầu có thể khắc phục được hầu hết mọi vấn đề mà bạn vướng mắc. Tất cả các tính năng được thiết kế theo mong muốn của bạn, phù hợp và hỗ trợ tốt nhất cho quá trình vận hành, quản lý. Dữ liệu được bảo mật tốt hơn. Khả năng vận hành trơn tru và cho ra kết quả tốt hơn.
3/ Ứng dụng phần mềm quản lý trong vận hành hoạt động của khách sạn
Quản lý tài chính, kiểm soát hoạt động thu chi
Phần mềm quản lý khách sạn được ứng dụng trong việc lưu trữ số liệu, thông tin về từng hoạt động thu, chi của khách sạn. Nhờ đó, khi cần rà soát lại các khoản thu-chi, thực hiện báo cáo tài chính, tính toán lợi nhuận, truy xuất dữ liệu liên quan đến tài chính của khách sạn đều có thể thực hiện đơn giản, nhanh chóng thông qua các công cụ có sẵn.
Người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát và theo dõi sát hoạt động thu – chi của khách sạn. Nếu tài chính của khách sạn có vấn đề, các mục thu – chi vượt mức hay phát sinh các vấn đề khách, người quản lý khách sạn sẽ nhanh chóng đưa ra phương pháp điều chỉnh kịp thời.
Quản lý thông tin đặt phòng và dịch vụ dành cho khách hàng
Các thông tin liên quan đến tính năng Booking Hotel như: việc đặt phòng, nhận phòng và trả phòng của khách hàng được lưu trữ trên cùng một phần mềm duy nhất. Do đó, các phụ phận phụ trách quản lý phòng ốc của khách sạn có thể nắm bắt chính xác số lượng phòng ở đang được sử dụng hay đã được đặt trước, từ đó, họ có thể đưa ra sắp xếp phù hợp cho các khách hàng đến sau. Đồng thời, bộ phận cung cấp dịch vụ buồng phòng cũng sẽ xác định được phạm vi và đối tượng phục vụ.
Quản lý và điều phối nhân sự
Do đặc thù của ngành khách sạn, thời gian làm việc của nhân sự không cố định từ 8h đến 17h như nhiều công việc văn phòng. Một số khách sạn còn phải áp dụng xoay ca để đảm bảo chất lượng phục vụ và sức khỏe cho nhân viên. Với việc ứng dụng phần mềm quản lý, bộ phận nhân sự có thể dễ dàng lên lịch phân công công việc một cách chuẩn xác và khâu tính lương cũng trở nên đơn giản hơn.
Ngoài ra, trong tình huống có sự kiện đặc biệt tại khách sạn, người quản lý cũng có thể dựa trên bảng phân công công việc này để điều phối nhân sự sao cho phù hợp.
Quản lý hoạt động của từng bộ phận
Người quản lý cấp cao không thể trực tiếp giám sát từng hoạt động của các nhân viên hay bộ phận nhỏ phía dưới. Thế nhưng nếu buông lỏng quản lý thì chất lượng dịch vụ và hoạt động của khách sạn có thể bị ảnh hưởng. Phần mềm quản lý là một công cụ lý tưởng trong trường hợp này.
Khi ứng dụng phần mềm quản lý cho mọi bộ phận của khách sạn, người quản lý có thể nhận được báo tổng hợp về hoạt động của từng phòng ban bộ phận cũng như dễ dàng tiến hành kiểm tra ngược lại các dữ liệu được báo cáo từ hệ thống dữ liệu chung. Do đó, việc định hướng và điều chỉnh hoạt động, khen thưởng và kỷ luật nhân viên cũng được tiến hành chính xác, hiệu quả.
4/ Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn
Tiết kiệm thời gian
Các phần mềm quản lý hiện nay phần lớn đều ứng dụng công nghệ lưu trữ dữ liệu hiện đại, cho phép việc truy cập, quản trị khách sạn diễn ra ở nhiều loại thiết bị khác nhau, vào bất kể thời gian nào. Công cụ hỗ trợ như tìm kiếm, sàng lọc, trích xuất dữ liệu, tiến hành tổng hợp thông tin làm báo cáo đều giúp người dùng công việc diễn ra chuẩn xác và nhanh chóng.
Kiểm soát hoạt động nhanh chóng và dễ dàng
Ngay khi người quản lý muốn tìm kiếm hay sử dụng thông tin dữ liệu về hoạt động khách sạn, người quản lý sẽ chỉ cần truy cập vào phần mềm và tiến hành một vào thao tác đơn giản. Cấp dưới cũng có thể thông qua hệ thống để gửi các tin nhắn, các nội dung quan trọng đến cấp quản lý. Thời gian cho việc chuẩn bị thông tin, tiến hành báo cáo đều được rút ngắn.
Giảm bớt rủi ro cho doanh nghiệp
Trong quá trình sử dụng phần mềm quản trị khách sạn, việc nhập dữ liệu cũng sẽ được tiến hành theo một tiêu chuẩn nhất định và được thực hiện ở từng giai đoạn. Nhờ vậy, khách sạn có thể kiểm soát tốt hơn và tránh những rủi ro liên quan đến việc thất thoát hay mất, hỏng các loại đồ dùng trong phòng ở. Nếu bạn kết nối hệ thống quản lý phòng ở với hệ thống khóa từ trong khách sạn, bạn còn thể đảm bảo việc kiểm soát phòng ốc chặt chẽ hơn, nhân viên của khách sạn cũng không cần lưu ý quá nhiều đến việc khóa phòng, phòng ngừa trộm cắp.
Giảm chi phí
Nếu công nghệ không được ứng dụng hỗ trợ việc quản lý của khách sạn, bạn sẽ mất thêm khá nhiều chi phí cho việc thuê nhân sự ở tất cả các phòng ban. Vì các thao tác được thực hiện thủ công nên để giải quyết toàn bộ lượng công việc sẽ phải cần đến nhiều nhân sự hơn so với lúc phần mềm quản lý được ứng dụng. Bên cạnh đó, theo mặt bằng chung thì chi phí cho phần mềm quản lý cũng tiết kiệm hơn so với các hình thức khác nhất là khi bạn sử dụng chúng về lâu dài.
Xem thêm: Kinh nghiệm trang trí khách sạn, Top 10 mẫu thiết kế phòng khách sạn tiết kiệm
5/ Ưu điểm khi thiết kế phần mềm quản lý khách sạn tại Websitekhachsan.vn
Thiết kế phần mềm theo yêu cầu
websitekhachsan.vn không thiết kế các phần mềm quản lý khách sạn theo một khuôn mẫu sẵn có. Mọi ý tưởng đều được xây dựng dựa trên nhu cầu và mong muốn từ phía khách hàng. Nhờ vậy, các phần mềm thiết kế tại chúng tôi đều có độc đáo, khác biệt và sáng tạo cả về thiết kế giao diện hay nội dung, chức năng. Quan trọng nhất là các tính năng được tích hợp trong phần mềm đều hướng đến việc hỗ trợ tối đa cho người sử dụng trong quá trình vận hành, quản trị khách sạn.
Công nghệ thiết kế phần mềm hiện đại
Các công nghệ thiết kế phần mềm được ứng dụng hiện nay tại websitekhachsan.vn đều là những công nghệ hiện đại và chất lượng tốt nhất. Đồng thời, đội ngũ lập trình viên chuyên nghiệp vẫn luôn tiếp tục cập nhật, phát triển và hoàn thiện thêm các tính năng, giúp khách hàng cảm thấy hài lòng nhất với sản phẩm của mình.
Giao diện thân thiện với người dùng
Không chỉ có tính năng đa dạng, các phần mềm quản trị khách sạn cũng sẽ được thiết kế nhằm hướng đến người dùng. Điều này có nghĩa là giao diện sẽ được thiết kế tối ưu, đảm bảo độ thân thiện với người sử dụng trong khi vẫn hoàn thành tốt các nhiệm vụ, hiển thị đầy đủ các tính năng.
Quy trình thiết kế chuyên nghiệp
Trong mọi dự án, websitekhachsan.vn đều áp dụng quy trình làm việc bài bản, giới hạn nhiệm vụ và thời gian làm việc cụ thể cho từng bộ phận. Xuyên suốt quá trình làm việc, khách hàng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và phản hồi để điều chỉnh việc thiết kế phần mềm. Như vậy, khách hàng của chúng tôi sẽ luôn nhận được sản phẩm ưng ý, đúng tiến độ đã đề ra.
Xem thêm: OTA nền tảng đặt phòng nhanh chống, Cách tối ưu UI – UX cho web khách sạn