Du lịch là một trong những lĩnh vực hot nhất hiện nay, và cũng là lĩnh vực có mức cạnh tranh cực kỳ mạnh mẽ trong thị trường. Thực tế, có rất nhiều dịch vụ du lịch, cung cấp nơi lưu trú cho khách du lịch ra đời như khách sạn, homestay, resort,…tạo sự đa dạng cho thị trường lẫn sự lựa chọn cho các nhu cầu của khách du lịch. Vì vậy, để có thể phát triển trong lĩnh vực này, gia tăng đơn đặt phòng, xây dựng được thương hiệu thì đòi hỏi bạn phải nắm được xu hướng nhu cầu của phần lớn khách du lịch hiện nay là gì, và làm sao để đáp ứng điều này hiệu quả. Bài viết này sẽ bật mí cho bạn một công cụ có thể giải quyết các vấn đề của khách du lịch và thúc đẩy kinh doanh hiệu quả đó chính là Booking Engine. Nếu như bạn đã sở hữu một website khách sạn, thì việc áp dụng booking engine chắc chắn là điều không thể bỏ sót. Vậy booking engine là gì? tại sao chúng ta lại cần tích hợp booking engine cho website khách sạn? Hãy cùng websitekhachsan theo dõi bài viết được tổng hợp dưới đây nhé
Booking Engine là gì? 
Booking Engine là một công cụ, ứng dụng được tích hợp trên các website du lịch hoặc các trang fan page mạng xã hội, điển hình là Facebook, nhằm cung cấp tính năng đặt phòng khách sạn và xử lý đặt phòng trực tuyến. Hệ thống hotel booking engine có thể hỗ trợ doanh nghiệp du lịch thực hiện các tác vụ liên quan đến booking hotel như quản lý phòng trống, quản lý thông tin khách đặt phòng, cập nhật tình trạng phòng, thông báo, tạo hoá đơn, áp dụng khuyến mãi,…Đồng thời thông qua công cụ booking engine, khách du lịch có thể tự xem thông tin phòng, đặt phòng online, tìm hiểu về không gian phòng, thông tin của doanh nghiệp và thanh toán trực tuyến tiện lợi, nhanh chóng.
Booking Engine là giải pháp tốt nhất hỗ trợ đặt phòng trực tiếp mà không phải trả hoa hồng, một phương pháp tối ưu hoá chiến thuật bán được phòng và lợi nhuận của doanh nghiệp, đồng thời mang đến những trải nghiệm tiện ích và hiệu quả cho khách hàng. Có thể nói booking engine là một công cụ hoàn toàn hữu ích và thật sự cần thiết cho các dịch vụ lưu trú như khách sạn, nhà nghỉ, homestay, resort,…
Những lý do mà website khách sạn cần tích hợp Booking Engine
Giải quyết nhu cầu đặt phòng của khách hàng nhanh chóng
Nếu bạn đang kinh doanh ngành du lịch, đặc biệt là bạn kinh doanh khách sạn hoặc các dịch vụ lưu trú cho khách du lịch thì chắc chán không thể bỏ qua booking engine. Hầu hết các khách du lịch đều mong muốn việc đặt phòng được diễn ra thuận lợi và nhanh nhất, khi họ có kế hoạch du lịch, thì điều đầu tiên họ cần biết đó là họ phải ở khách sạn nào và nó trông như thế nào. Công cụ booking engine có thể giúp khách hàng biết được liệu ngày hôm đó có còn phòng hay không, và có thể đặt phòng trực tuyến hay phải gọi điện thoại đặt phòng. Khi tích hợp hệ thống booking engine trên website hay trên mạng xã hội, bạn đã giúp khách hàng tiết kiệm được nhiều thời gian. Chỉ qua 1 vài cú click chuột, họ đã hoàn toàn đặt được căn phòng cho ngày hôm đó, và thậm chí đã có thể thanh toán trực tiếp qua hệ thống. Nếu bạn muốn chuyển khách truy cập thành khách hàng, muốn tiết kiệm thời gian của bạn và khách hàng, muốn thúc đẩy tỷ lệ đặt phòng và doanh thu thì hãy nhanh chóng thiết lập cho trang của mình một hệ thống booking engine ngay nhé
Giảm tỷ lệ huỷ phòng
Theo những nghiên cứu gần đây cho thấy, việc khách hàng huỷ phòng trên các website đặt phòng trực tuyến như booking.com hay Expedia là cực kỳ cao. Tỷ lệ huỷ đặt phòng trên booking.com khoảng 39%, trên Expedia khoảng 25%, trong khi đó tỷ lệ huỷ phòng trên các website của khách sạn khoảng 19%. Điều này có thể lý giải do viêc đặt phòng trên website riêng thường được xử lý nhanh hơn, chính xác hơn và đảm bảo hơn. Tích hợp hệ thống booking engine ngày trên website của mình sẽ doanh nghiệp thu hút được nhiều khách hàng hơn và đây là phương pháp có tỷ lệ huỷ phòng thấp nhấp.
Tăng số lượng đặt phòng
Khi có khách truy cập vào trang web của bạn, nghĩa ít nhất họ đang có nhu cầu tìm phòng, nhưng nếu họ không tìm thấy công cụ đặt phòng, thì tỷ lệ thoát trang của họ là gần như 100%. Vì đơn giản họ sẽ thử truy cập vào những trang web khác, và nếu họ tìm thấy một khách sạn khác, cung cấp dịch vụ lưu trú tương tự như dịch vụ của bạn, nhưng lại cho phép họ đặt phòng và thanh toán trực tiếp thì có nghĩa là bạn đã mất đi những vị khách hàng tiềm năng của mình và mất đi doanh thu. Khi website hay các trang fan page trên mạng xã hội có thiết kế hệ thống đặt phòng sẽ thúc đẩy hành động đặt phòng của khác hàng và từ đó số lượng đặt phòng được cải thiện rõ rệt
Lưu trữ và quản lý dữ liệu khách hàng
Hầu hết các trang OTA (Online travel agent), các trang đại lý du lịch trực tuyến đều chỉ chia sẻ thông tin của khách hàng cho các khách sạn trong ngày hoặc trước 1 ngày khách check-in. Trong năm trước, Booking.com, một trong những trang web đặt phòng trực tuyến lớn nhất thế giới đã thông báo rằng không cung cấp địa chỉ email của khách hàng cho các khách sạn nữa. Do đó nếu phụ thuộc vào các trang OTA, bạn sẽ không thể có được dữ liệu của khách hàng để đề xuất những chương trình hoặc không thể phục vụ họ tốt hơn.
Nhưng hiện nay vấn đề này đã được khắc phục nhờ công cụ booking engine. Bạn có thể có tất cả dữ liệu của khách hàng ngay khi họ đặt phòng trên trang khách sạn của bạn. Đồng thời hệ thống sẽ tự động gửi những email cho khách để thông báo hoặc trao đổi về dịch vụ đặt phòng mà khách vừa book. Khi có được các thông tin liên lạc của khách hàng, doanh nghiệp bạn sẽ dễ dàng trao đổi các thông tin, lấy ý kiến, tương tác, và xây dựng mối quan hệ vơi khách hàng tốt hơn. Tất cả các thông tin dữ liệu khách hàng sẽ được hệ thống booking engine lưu trữ và quản lý chặt chẽ, bạn có thể thực hiện các tác vụ với dữ liệu này dễ dàng.
Quảng bá thương hiệu
Phần lớn các khách du lịch đều không có chính xác địa điểm cụ thể họ cần lưu trú, đặc biệt ở những địa danh lần đầu họ du lịch. Vì vậy các khách du lịch có xu hướng lên những trang booking OTA để tìm kiếm nơi nghỉ dưỡng phù hợp với nhu cầu. Tuy nhiên trước khi họ quyết định đặt phòng, họ luôn muốn ghé xem trang website của bạn để biết thêm về thông tin của khách sạn, đánh giá của người dùng, điều kiện vật chất, vị trí, hình ảnh nơi ở,…để chắc chắn rằng khách sạn mà họ dự định đặt sẽ phù hợp với họ. Vì vậy điều cần thiết nhất ở đây đó chính là trang website du lịch của bạn phải được thiết kế ấn tượng, chuyên nghiệp, và điều đơn giản nhất đó chính là tích hợp hệ thống booking engine. Các khách du lịch sẽ rất thích và đánh giá cao doanh nghiệp cũng như dịch vụ của bạn khi họ thấy rằng họ có thể đặt phòng trực tiếp với khách sạn từ website của khách sạn, đồng thời đẩy mạnh thương hiệu của khách sạn.
Phương thức vận hành của Booking Engine?
Rất nhiều người lầm tưởng rằng booking engine được tạo ra trên website do người thiết kế website, do lập trình viên code chức năng, nhưng thực tế nó là một tiện ích đi kèm với phần mềm quản lý khách sạn (Property Management System) thường được phát triển và cung cấp bởi các công ty thiết kế website khách sạn. Một số khách sạn không có website vẫn có thể sử dụng được hệ thống booking engine, bởi vì thực tế bạn chỉ cần mua ứng dụng quản lý khách sạn PMS, và khách hàng có thể đặt phòng trực tiếp trên facebook của khách sạn thông qua một đường link dẫn đến booking engine.
Vì booking engine đi kèm với hệ thống PMS, do đó tất cả thay đổi trên booking engine hay trên PMS đều được đồng bộ chặt chẽ theo chính xác thời gian thực. Ví dụ khi có khách đặt phòng thành công trên booking engine thì dữ liệu đặt phòng sẽ được cập nhật trên hệ thống quản lý PMS, đồng thời phòng vừa được book sẽ được đánh dấu là không có sẵn trên hệ thống.
Trên website khách sạn
Hầu hết ở những trang website khách sạn chuyên nghiệp, nổi tiếng đều có tích hợp hệ thống booking engine. Nếu bạn truy cập vào một website khách sạn và thấy có tính năng đặt phòng thì có nghĩa là trang web có liên kết với booking engine. Trường hợp nếu sau khi nhấn vào nút đặt phòng/booking mà URL website hiện tại được chuyển thành một website khác có tên miền khác thì điều đó cho biết trang web khách sạn này đang sử dụng booking engine của một bên thứ ba.
Trang web khách sạn The Hammock Hotel là một ví dụ về công cụ booking engine được tích hợp trực tiếp trên website, khi người dùng click vào Book Now, website sẽ chuyển đến đường link của hệ thống đặt phòng, và nó sẽ có dạng tên miền của một bên thứ ba, bên cung cấp ứng dụng đặt phòng trực tuyến. Tại đây người dùng có thể xem được phòng trống, giá phòng, các giảm giá, tiện ích của dịch vụ và đặt phòng online như khi thao tác với các kênh OTA.
Trên facebook của khách sạn
Nếu bạn chưa thiết kế website khách sạn, bạn vẫn có thể sử dụng hệ thống booking engine trên Facebook Fanpage. Người dùng có thể được dẫn đến trang booking engine thông qua nút book now trên Facebook. Hiện nay phần lớn người dùng có xu hướng tìm kiếm khách sạn trên các kênh mạng xã hội, vì vậy việc tích hợp tính năng đặt phòng online trên fan page sẽ giúp doanh nghiệp thể được sự chuyên nghiệp, phong cách phục vụ tiện lợi cho khách hàng, và thúc đẩy doanh thu của doanh nghiệp.
Những tập đoàn khách sạn lớn
Phần lớn những tập đoàn khách sạn lớn đều sử dụng một hệ thống booking engine được thiết kế riêng với phong cách và những tính năng đặc biệt, đồng thời còn kết nối với các phần mềm quản lý khác như Front Office, Revenue Management,…nhầm đồng bộ dữ liệu đặt phòng, các thông tin khách hàng, và tạo ra các báo cáo liên quan khác khi cần thiết.
Lấy ví dụ khách sạn Le Meridien, một trong những khách sạn lớn thuộc tập đoàn Marriot nổi tiếng. Khi người dùng chọn đặt phòng trên website của Le Meridien sẽ được dẫn đến hệ thống đặt phòng chung của tập đoàn Marriot. Ở đây, người dùng sẽ có thể tham khảo thêm nhiều khách sạn khác, tăng thêm nhiều sự lựa chọn, đồng thời đây là phương pháp cải thiện doanh thu hiệu quả cho một tập đoàn.
Khi xu hướng đặt phòng online ngày càng phổ biến, các khách sạn hay các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ du lịch, nơi lưu trú không thể bỏ qua công cụ Booking Engine. Với hệ thống booking engine, sẽ giúp bạn gia tăng cơ hội tiếp cận thêm nhiều khách hàng tiềm năng, thu hút thêm nhiều đơn đặt phòng, cải thiện doanh thu, và chứng tỏ thương hiệu của mình trên thị trường so với các đối thủ. Hi vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đầy đủ các thông tin về booking engine và thấy được tầm quan trọng của booking engine đối với các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực du lịch, khách sạn, nơi lưu trú.